メールの宛先、TO・CC・BCCの違いと使い方




今や1人1台パソコンや携帯を持つ時代です。

多くの企業がパソコンを取り入れ、メールで文章のやり取りするのは、今では当たり前です。

就職すると、取引先とのメールでのやり取りをする機会が多くなります。

文章に残してしまうことは契約書でなくても、何かトラブルが起こった際に、メールに残っているものは、契約内容と同様の効果や証拠のような存在にもなる為、文章でのやり取りは非常に重要です。

その為、具体的にどんなやり取りを取引先と行っているのか上司に報告、関係者に共有する必要があります。

メールのあて先についての知識が少しあるだけで、取引先とのメールを簡単に上司や関係者に情報共有できたりします。

今までよく分からないで放っておいたTO(宛先)、CC、BCCこの3つの種類を上手に使えるようになれば、メールが今まで以上に便利に、また仕事の効率化アップにもつながります。
これから就職を考えている方必見、常識すぎて今さら人に聞けない!メールのTO(宛先)、CC、BCCの使い方をご紹介します。

 

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1、TO(宛先)の使い方

「TO(宛先)」には、メールを送る相手のメールアドレスを入力します。

こちらにメールアドレスを入力することは、あなたに送っていますよという意思を表示しており、送ったメールに対して、返信や処理、作業をして欲しい人をTO(宛先)に入れます。

複数の方から、返答、処理、作業をお願いしたい場合は、TOに複数アドレスを入れることも可能です。

例えば、あなたが「5月20日を予定していますが、ご都合はいかがでしょうか」と伺いを立てた場合、TOに入っている複数名の方は、全て返信する義務が発生します。

また、TO(宛先)に入れたメールアドレスは全て表示されるので、どなたにメールを送っているのかが一目瞭然になります。

 

2、CCの使い方

CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。

カーボン・コピーとは、複写の意味です。

TO(宛先)がメインの送信先、CCが複写を送りたい相手ということになります。

CCに入力したメールアドレスにも、同じメール内容が送信されます。

CCに入れた人は、参考、確認、報告など、情報共有の為に使います。

イメージとしては、確認の為に見といてくださいね、念のためにあなたにも送りますといった程度のニュアンスです。
例えば、TO(宛先)にAさんという担当者のメールアドレスを入れた場合に、CCにはAさんの上司やこのメール内容のプロジェクトに関係のある方をCCに入れたり、また自分の上司やプロジェクト関係者をCCに入れ、Aさんとどんなやり取りをしているのかを共有します。

CCに入れることで、例えばAさんが仕事が急遽休みで対応できなかった場合、CCに入っている人が状況を把握しているので、対応しれくれたり、Aさんの代わりに連絡してくれたりします。

会社に勤めていると、事業部の共有メールアドレス(1つのメールアドレスで登録された人一斉に送信される)があります。

TO(宛先)に担当者のAさんをいれ、CCに相手の方と自分の事業部の共有メールアドレスを入れてやり取りをするのは、一般的な方法です。

CCに入れた場合、どんな人に共有されているのか、TO(宛先)やCCに入れた方全員に表示されます。

 

3、BCCの使い方
BCCとは、TO(宛先)、CCの下の欄に表示されているもので、ブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。

BCCに入力されたメールアドレスは、TO(宛先)やCC、また他のBCCに入れた方には表示されません。
BCCは他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用します。
例えば、会社の名前が変更した、事業部を移動した、メルマガのようなものを一斉に配信したいなど、多数の取引先に同じ内容のメールを送る場合などに利用します。

CCやTOを利用して、取引先のメールアドレスを公開したまま、多数のメールアドレスに一斉にメールを送るのはマナー違反です。

個人情報の流出、会社の機密事項の流出とも捉えられるので、複数の方に同じ内容を送る場合は、メールアドレスの取り扱いに注意する必要があります。

その為、BCCを利用してアドレスを非表示にして一斉配信を行います。

例えば、会社の名前変更を一斉に送る場合、BCCに取引先のメールアドレスを全て入れて送ったりすると、相手には他の方のメールアドレスはを見ることは出来ませんので、自分にしか送っていないように見せることが可能です。

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以上、メールのTO(宛先)、CC、flickrBCC使い方はいかがでしたでしょうか。
プライベートで利用することは少ないですが、ビジネスの機会では「CC」や「BCC」を利用することは多いです。
メールのTO(宛先)、CC、BCCを上手く利用することで、作業効率もグンと上がります。

メールはビジネスマナーの1つでもあるので、マスターされることをおススメします。


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